Acesta este decizia cea mai importantă pe care trebuie să o luaţi pentru compania dumneavoastră şi pentru acesta veţi dori să alegeţi un furnizor, care a mai trecut prin această etapă de multe ori. Pentru a fi siguri, este mai bine să alegeţi un furnizor care se ocupă numai cu sisteme ERP, decât unul care are interese neconcentrate. În ultimii cinci ani înlocuirile de sisteme reprezentau peste 80% din totalul implementărilor de ERP. Atunci când afacerea furnizorului este reprezentată în procent de 80-90% de înlocuiri de sisteme, aceştia au învăţat deja ce înseamnă o tranziţie fără probleme şi defecte. Ei vor deveni de asemenea experţi în revizuire şi în înlocuirea  proceselor inefective.

Datele Dumneavoastră sunt active valoroase. De aceea este important găsirea unui furnizor profesionist, care este capabil să migreze automat datele pe care le deţineţi despre furnizori, clienţi, resursele producţiei şi angajaţi. Scopul este să vă ajutăm peste acest proces, minimalizând costurile şi maximizând cunoştinţele Dumneavoastră despre noul sistem. Utilităţile sistemului trebuie să ajute în mutarea datelor către noul sistem. Metodologia trebuie să fie uşor utilizabilă, trebuie să reducă cantitatea de cunoştinţe necesară despre baza de date şi tehnice de programare şi trebuie să furnizeze auditul necesar al datelor convertite pentru a asigura integritatea acestora înainte de a trece direct la noul sistem.

Având cunoştinţe despre înlocuirea sistemelor înseamnă să ai experienţă atât din domeniul producţiei, distribuţiei cât şi din domeniul sistemelor folosite în cazul întreprinderilor mici. De la sistemele folosite de companiile mari din topul Fortune 500, până la sistemele folosite de întreprinderile mici şi mijlocii, uitaţi-vă la furnizorii care au înlocuit aceste sisteme. Dacă sistemul folosit de către Dumneavoastră nu se mai adaptează noilor cerinţe ale afacerii sau dacă creşteţi peste abilităţile sistemului folosit în cazul pachetelor de contabilitate, programe de calcul tabelar sau aplicaţii de baze de date, acesta vă poate ajuta. Există foarte puţine situaţii de tranziţie, griji şi întrebări, de care nu s-au ivit şi pe care nu l-au rezolvat. Fiecare înlocuire are propriile sale probleme, coordonând baze de date multiple, modele organizaţionale schimbătoare, implementând noi scheme de numerotare, convertând procese manuale şi date, ca să enumerăm doar câteva funcţii pe care le au. La analiza finală, trebuie să auziţi testimonialele altor utilizatori, de exemplu un  producător de echipamente de construcţie, care a spus: „în săptămânile ce urmau după implementare, sistemul nostru a fost testat şi nu a clipit nici măcar o dată.”

Succesului noului tău sistem depinde de două dimensiuni: timpul necesar pentru realizare şi suma de schimbări în afacere şi valori furnizate. Avantajele rapide apar atunci când implementarea este rapidă şi rezultată în valori strategice. Acest mod de implementare este cel mai mare avantaj al furnizorului de software, pe care îl căutaţi. Conform dicţionarului, instalarea înseamnă a fixa pentru utilizare, iar implementarea înseamnă să-l pui în folosinţă. Metodologia de implementare dovedită  elimină incertitudinea şi oferă implementarea unui proces rapid, efectiv şi fără probleme. Această metodologie  începe la prima întâlnire cu reprezentantul nostru şi este prezent pe toată durata procesului de măsurare a rezultatelor Dumneavoastră şi a rezultatului din investiţie.

Cel mai bun sistem poate fi implementat în aproximativ şase luni iar multe se pot realiza şi în patru luni. De exemplu, un producător de echipamente de fixare, a pus simultan 14 site-uri în funcţiune în doar şase luni. Totuşi, nu trebuie să fiţi lăsaţi duşi în eroarea de viteză. De a lungul valorii strategice, dimensiunea, eficienţa şi procesul fără griji sunt cei trei factori de succes ale implementării. Pentru a întări alegerea corectă, cea în care aveţi o implementare la timp şi obţineţi rezultatele aşteptate din investiţie, trebuie să existe o metodologie cuprinzătoare.

Nu căutaţi o abordare generală pentru implementarea noului sistem deoarece nu există două afaceri de acelaşi fel. Indiferent dacă vă modelaţi procesele curente deja eficiente sau vă îmbunătăţiţi procesele ineficiente ca să sprijiniţi strategiile noi, sunt cinci elemente cheie care  dau o soluţie perfectă. Aceste cinci elemente sunt: executarea planului de implementare, setările sistemului, instrumentele necesare pentru adaptarea sistemului, tehnologiile avansate şi portalurile.